Data Department, üst segment restoran grupları için yoğunluk tahmini ve vardiya optimizasyonu geliştirdi. Tahminler hava durumu, tatil ve etkinlik verilerini kullanarak her lokasyonun gün içinde ne kadar yoğun olacağını öngördü; optimizasyon modeli bu tahmini vardiya planına dönüştürdü. Aynı hizmet seviyesinde personel maliyeti %5 ile %20 arasında düştü. Bu aralık, lokasyonlar arasındaki farkı gösteriyor.
Hangi karara destek olduk?
Üst segment bir restoranda hizmetin kendisi üründür; personel ise en büyük gider kalemlerinden biridir. Salonda personel az olursa misafir bekler ve bunu fark eder. Personel fazla olursa işletme her gün boşta geçen saatlere ödeme yapar.
Vardiya planları genellikle müdürün deneyimine ve geçen yılın takvimine göre hazırlanır. Sıradan günlerde bu yeterlidir. Hava bir anda değiştiğinde, hafta ortasına bir tatil denk geldiğinde ya da yakınlardaki bir etkinlik sokağı doldurduğunda yetersiz kalır. Soru açıktı: Hizmet kalitesini koruyarak personel maliyetini düşürmek için hangi saatte kaç kişi çalışmalı?
Yaklaşım nasıl işledi?
Çalışma birbirine bağlı iki parçadan oluştu: iş yükünün tahmini ve bu yükü vardiyalara dönüştüren optimizasyon.
| Adım | Ne yapar? | Ne kullanır? |
|---|---|---|
| Yoğunluk tahmini | Her lokasyonun gün boyunca ne kadar yoğun olacağını öngörür | Geçmiş talep verisi, hava durumu, tatil ve etkinlik bilgileri |
| Vardiya optimizasyonu | Tahmin edilen yükü karşılayan en düşük maliyetli vardiya planını kurar | Yoğunluk tahmini ve üzerinde anlaşılan hizmet seviyesi |
Neden hava durumu, tatil ve etkinlik? Üst segment bir restoranda talep, restoranın dışındaki olaylara tepki verir. Ilık bir akşam, resmî bir tatil ya da yakındaki bir konser bütün servisin seyrini değiştirebilir. Bu bilgiler, sabit bir vardiya çizelgesinin yanıldığı olağan dışı günlerde tahmine dayanak sağlar.
Vardiya optimizasyonu genel olarak nasıl çalışır? Bu tür projelerde optimizasyon modeli, müdürlerin zaten uyduğu kurallar içinde çalışır: asgari personel sayısı, izin verilen vardiya süreleri, dinlenme araları ve çalışma mevzuatı. Bu sınırlar içinde, hizmet seviyesini karşılayan en düşük maliyetli vardiya kombinasyonunu arar. Yöntemi optimizasyon ve simülasyon sayfamızda daha ayrıntılı anlatıyoruz.
Sonuçlar
- Aynı hizmet seviyesinde personel maliyetinde %5 ile %20 arasında düşüş.
- Sonuç, lokasyonlar arasındaki bir aralıktır. Bazı lokasyonlar diğerlerinden daha fazla iyileşti; bu yüzden tek bir sayı yerine aralığı paylaşıyoruz.
Sonucu anlamlı kılan, hizmet seviyesinin sabit tutulmasıdır. Hizmetten taviz vererek personel maliyetini düşürmek kolaydır. Misafire aynı özen gösterilirken maliyeti düşürmek, projenin asıl amacıydı.
Çıkardığımız dersler
Önce hizmet seviyesini sabitleyin, sonra maliyeti ölçün. Bu projedeki her karşılaştırmada hizmet seviyesi sabit tutuldu. Bu kural olmasa, her tasarruf misafir için daha kötü bir deneyim anlamına gelebilirdi.
Ekibin karşılayacağı iş yükünü tahmin edin. Personel ihtiyacı, günlük satış toplamına değil gün içindeki iş yüküne bağlıdır. Tahminin yalnızca ne kadar satılacağını değil, yoğunluğun ne zaman geleceğini de göstermesi gerekiyordu.
Optimizasyon, müdürlerin uyduğu kurallara saygı göstermeli. Çalışma kurallarını çiğneyen ya da asgari personeli gözetmeyen bir plan uygulanamaz. Bu kuralları baştan modele dahil etmek, çıktıyı bir öneriden gerçek bir plana dönüştürür.
Sonuç aralığını şeffaf biçimde paylaşın. Lokasyonlar birbirinden farklıdır. %5 ile %20 arası bir sonuç, okura tek bir çarpıcı rakamdan daha fazla bilgi verir.
Personel planı, restorandaki birbirine bağlı kararlardan yalnızca biri. Hızlı servis zincirleri için 15 dakikalık dilimlerle talep tahmini çalışmamıza ve sipariş bekleme süresini kısaltan çok kısa vadeli tahmin projemize göz atabilirsiniz. Sektörle ilgili ayrıntılar restoran ve yiyecek-içecek sayfamızda yer alıyor.
Sık sorulan sorular
"Aynı hizmet seviyesinde" ne anlama geliyor?
Yeni vardiya planları, öncekiyle aynı hizmet standardını sağlayacak şekilde kuruldu. Personel maliyetindeki düşüş, misafirleri daha uzun bekleterek elde edilmedi.
Sonuç neden tek bir sayı değil de aralık olarak veriliyor?
Proje birden fazla lokasyonu kapsıyordu ve tasarruf lokasyondan lokasyona değişti. Personel maliyeti lokasyona göre %5 ile %20 arasında düştüğü için aralığın tamamını paylaşıyoruz.
Personel tahmininde hava durumu, tatil ve etkinlik verisi neden kullanılıyor?
Bu etkenler kaç misafirin, ne zaman geleceğini değiştirir. Tahmine dahil edildiklerinde, alışkanlığa dayalı vardiya planlarının en çok yanıldığı olağan dışı günler önceden görülebilir.
Optimizasyon modeli restoran müdürünün yerini mi alıyor?
Hayır. Çalışmalarımızda vardiya optimizasyonu, müdürlerin zaten uyduğu kurallar içinde bir plan önerir. Son kararı yine müdür verir, ancak daha sağlam bir başlangıç noktasıyla.